Электронный документооборот (ЭДО) – это работа с электронной документацией, причем не только с копиями, но и с оригиналами. Чтобы работать с оригиналом, и он имел юридическую силу, его нужно подписать специальной электронной подписью.
ЭДО, в целом, можно классифицировать по двум направлениям – внутрифирменный обмен документами, или внешний (обмен электронной документацией с компаниями конкурентами, партнерами и т.д.). Можно объединить эти два вида в одну глобальную систему.
Но какие же у ЭДО есть плюсы и минусы? Сейчас мы об этом поговорим.
Достоинства
Во-первых – порядок. Все дело в том, что система не позволит ошибочно присвоить одинаковое название двум разным документам. Например, человек может ошибиться и случайно подписать два документа одним названием, система такого не позволит, соответственно, в будущем не возникнет никаких проблем.
Во-вторых – контроль. ЭДО позволяет отслеживать каждый документ. Можно в любой момент посмотреть кто конкретно в данное время работает с определенным документом.
В-третьих – скорость. Если разные отделы в компании разбросаны по разным зданиям, то бумажные документы необходимо переносить из одного здания в другое, что, естественно, отнимает время. ЭДО – единая система, к которой получают доступ сотрудники независимо от того, в каком месте они находятся.
В-четвертых – поиск. Система позволяет осуществить быстрый поиск необходимых документов.
В-пятых – экономия. Не нужно тратиться на закупку бумаги.
Недостатки
Казалось бы, современная технология, экономия, скорость, но нет, есть и свои недостатки.
Во-первых – затраты. Необходимо выложить кругленькую сумму для приобретения системы. Конечно, она потом окупится, но все же изначально ударит по карману.
Во-вторых – систему нужно настроить и обучить всех пользователей (сотрудников), которые будут с ней взаимодействовать.
В-третьих – если ЭДО отсутствует у компаний партнеров, тогда все равно придется делать бумажные документы, что будет очень неудобно, после привыкания к работе с документацией в электронном виде.
В-четвертых – нужно постоянно проводить резервное копирование, так как от сгорания оборудования не застрахован никто.
В-пятых – придется нанять отдельного сотрудника, который будет следить за функционированием ЭДО, решать вопросы пользователей и проводить технические работы.
